Ձեռնարկությունում էլեկտրոնային արխիվ ստեղծելու անհրաժեշտության հարցը գնալով ավելի հրատապ է դառնում: Եվ դա պատահական չէ, քանի որ նոր տեղեկատվական տեխնոլոգիաների ներդրումը ոչ միայն ապահովում է փաստաթղթերի անվտանգությունն ու հուսալիությունը, այլև նվազեցնում է դրանց որոնման ժամանակը, ինչպես նաև անհրաժեշտության դեպքում թույլ է տալիս մի քանի աշխատակիցների միանգամից նույն տվյալները մուտք գործել:
Հրահանգներ
Քայլ 1
Էլեկտրոնային փաստաթղթերի արխիվի ստեղծումը ներառում է մի քանի փուլ: Սկզբնապես գնեք և տեղադրեք լիցենզավորված ծրագրակազմը ընկերության համակարգչային սարքավորումների վրա:
Քայլ 2
Պատրաստել փաստաթղթեր, այսինքն `կազմակերպել դրանք, նույնացնել դրանք` համապատասխան ձեր կազմակերպությունում փաստաթղթաշրջանառության առկա կառուցվածքին: Մասնավորապես, այս փուլում դրանք պետք է գրանցվեն, տեսակավորվեն ըստ պահպանման ժամկետի, և կարերը և կեռները հանվեն չկցված թերթերից:
Քայլ 3
Հաջորդ քայլը փաստաթղթերի թվայնացում կամ սկանավորում է: Այն իրականացվում է տեխնիկական սարքավորումների վրա, որոնք աջակցում են փաստաթղթի հենց այն տեսակին և ձևաչափին, որն օգտագործվում է այս կազմակերպությունում: Այս փուլում ստուգեք փաստաթղթերի վերարտադրության որակը, անհրաժեշտության դեպքում, կրկին սկանավորեք:
Քայլ 4
Հաջորդը փաստաթղթերը ֆորմատի վերափոխելու (փոխակերպելու) փուլն է, որը համապատասխանում է դրանց պահպանման և արտադրության ստանդարտների գաղափարին, իսկ այնուհետև ՝ ինդեքսավորման փուլը, այսինքն. Անհրաժեշտ տեղեկատվության հետագա որոնման կամ ամբողջական տեքստային տվյալների բազա ստեղծելու համար յուրաքանչյուր փաստաթղթին հիմնաբառերի «նշանակում»:
Քայլ 5
Էլեկտրոնային արխիվ ստեղծելու աշխատանքների ավարտին սահմանեք կարգավորումները (մուտքի իրավունք, փաստաթղթերը փոխելու իրավունք) և վերապատրաստեք կազմակերպության անձնակազմին:
